KYP valt of staat met de inzet van iedereen

Aanvliegroute

Voor aanvang van het project in Eindhoven is er door Van de Klok een grove werkplanning gemaakt die vervolgens is fijngeslepen samen met de co-makers. In Eindhoven is er samengewerkt met Asbestsanering Het Zuiden, Niveau Deuren Groep, Kuypers Schildersbedrijf en MVT Binnenmontage. “Wij hebben iedereen gebeld met de vraag om een reactie op de planning, die we per mail hadden rondgestuurd,” vertelt Huibert van Houselt, realisatiemanager van Van de Klok Totaalonderhoud op het project De Horst in Eindhoven. “Maar normaliter haal je natuurlijk iedereen bij elkaar en ga je samen ‘live’ de grove planning fijnslijpen. In KYP hebben we de planning vervolgens omgezet in ‘taken’ waarvoor iemand persoonlijk verantwoordelijk is. En het is dan de bedoeling dat als je een ‘taak’ afhebt, dat je deze gereed meldt in het systeem. Dat doet de persoon zelf via zijn Smartphone, IPad of laptop. Bij het project De Horst in Eindhoven liep dit voorspoedig. De werkzaamheden waren duidelijk te overzien, omdat de ‘taken’ in KYP dagproducties waren. Dit gaf een goed overzicht per dag van de status van het project.”

Veel meer betrokken bij de planning

Het werken in KYP is Huibert goed bevallen en dat geldt ook voor collega Barry van Wetten, realisatiemedewerker bij Van de Klok Totaalonderhoud, die ook op het project De Horst met KYP heeft gewerkt. “KYP is heel gebruiksvriendelijk. Als je in Word of Excel kunt werken, dan kun je ook met KYP werken. En het is heel fijn dat je kunt zien of diegene die voor jou bezig is op tijd klaar is met zijn werkzaamheden. Want dit kan natuurlijk consequenties hebben voor je eigen werkzaamheden. Het systeem stuurt sowieso automatisch een mailtje als er iets veranderd in de planning en iemand zijn ‘taken’ nog niet afheeft. “En het scheelt ons heel veel controletijd,” vult Huibert aan. “We doen natuurlijk nog wel steekproefsgewijs controle, maar je hoeft niet meer alles fysiek na te lopen en je ziet in één oogopslag wat de status is van het project. En die is altijd actueel. Maar ik kan het niet genoeg benadrukken dat het systeem valt of staat met de inzet van iedereen die betrokken is. Dat is echt heel belangrijk. Dus de start van het project, en de afspraken die je dan met elkaar maakt, is essentieel.” Huibert en Barry zijn erg enthousiast over het werken met KYP. Ook Wim Gerrits, realisatiemanager bij Van de Klok Totaalonderhoud, is erg te spreken over KYP. Wim werkt nu op een verduurzamingsproject in Oss met de nieuwe planningsoftware. “De korte lijnen in KYP zijn heel fijn. Een timmerman kan bijvoorbeeld zelf kijken wat ie morgen moet doen. Hierdoor merk ik dat iemand veel meer betrokken en geïnteresseerd is in de planning dan vroeger. En de jeugd vindt het sowieso geweldig om ermee te werken. Die zijn helemaal thuis in de digitale wereld.”, aldus Wim.

Leermomenten

Dat het succes van KYP valt of staat met de betrokkenheid van de co-makers hebben ze bij het project in Eindhoven aan den lijve ondervonden. Barry vertelt verder: “Soms was het lastig om de echte vakmensen mee te krijgen. Die zijn liever met hun handen bezig en hebben minder met de digitale wereld. Met als gevolg dat ik vaak aan het eind van de dag de planning in KYP bijwerkte. Bij het project in Oss, waar ik nu werk, hebben we dit opgelost door bij het afstemmen van de planning met de co-makers ook echt een persoon aan te wijzen die dan verantwoordelijk is voor het afvinken van de ‘taken’. Mijn collega Elise Lamers, projectvoorbereider bij Van de Klok Totaalonderhoud, heeft bijvoorbeeld geholpen om de app te downloaden op de mobiele telefoon van degene die de ‘taken' gaat afvinken. En ze heeft even een korte toelichting gegeven hoe het werkt. Dat helpt zeker en ik ben nu veel minder tijd kwijt om andermans werkzaamheden gereed te melden.”

Bij Van de Klok zijn we enthousiast over het werken met KYP. Heb je als co-maker zelf nog ideeën om het samenwerken in KYP te verbeteren? Deze kun je uiteraard tijdens het jaargesprek bespreken met je accountmanager, maar kun je ook al eerder doorgeven aan Thijs Pleijhuis, manager Co-makership, op 088 - 024 92 33 of via t.pleijhuis@klokgroep.nl.